Honnan tudhatod, hogy a vállalkozásod produktív-e?

Egy vállalkozás termelékenységének mérésére többféle módszer létezik. A cégek tulajdonosai gyakran egyetlen szempontot választanak – például bizonyos időn belül eladott termékek száma, vagy egy műszakban gyártott termékek, vagy az első megkereséstől a végső számláig eltelt időt veszik alapul. Az idő és a vállalkozás működésének vizsgálata gyakran megmutatja azokat a területeket, ahol javítás szükséges. Ez pedig növelheti a termelékenységet – több eladott vagy gyártott terméket, és az ügyfélszolgálatok gyorsabb átfutási idejét eredményezheti.

Az idő- vagy feladatkezelés gyakran része a mérési folyamatnak. Egyes feladatok könnyen hatékonyabbá tehetők például egy sablon űrlap létrehozásával – az egyesével kitöltött sablonok alkalmazása helyett – vagy a papírok digitális kezelésével, nyomtatás és irattározás mellőzésével. Az egyes részlegek munkája hatékonyabbá tehető a folyamatok egységesítésével; továbbá a feleslegesen megismételt feladatok egyszerűsítése ugyancsak rengeteg időt takaríthat meg. Az alábbiakban bemutatom azokat a feladatokat vagy megközelítéseket, amelyek megváltoztathatók, korszerűsíthetők vagy akár kiszervezhetők egy dedikált virtuális asszisztensnek a termelékenység növelése érdekében.

Rendszerek automatizálása

A kisvállalkozások gyakran papíron tartják adataikat, amik aztán átkerülnek táblázatokba. Úgy tűnhet, hogy ez hatékony, de amikor különböző emberek használják, érik el, frissítik és kezelik ezeket a táblázatokat, a folyamat nehézkessé válhat. A növekedés során a vállalkozások gyakran áttérnek az integrált ügyfélkapcsolat-kezelési (CRM) rendszerekre. Ez automatizálja az ügyfelekkel folytatott kommunikáció jelentős részét, valamint lehetővé teszi az értékesítési és adminisztrációs kollégák számára, hogy egyetlen rendszeren dolgozzanak, duplikáció nélkül. Ez az egyik kulcsfontosságú feladat, amit ki lehet szervezni egy virtuális asszisztensnek, mert könnyen kezelhető, és enyhíti a nyomást a saját alkalmazottakon, hogy azok jobban tudják teljesíteni központi feladataikat.

Új technológiák alkalmazása

Gyakran gátolja a termelékenységet a régi vagy rosszul teljesítő technológia. Ez rendkívül frusztráló lehet a cégvezetés és alkalmazottak számára is- mindenki tudja, mennyire idegesítő, ha ki- és be kell kapcsolni a berendezéseket azok működéséhez, informatikai tanácsadókat kell hívni a nyomtatók és a hálózati problémák megoldásához, vagy pl. nem lehet fénymásolni a legfontosabb dokumentumokat. A modern technológiába történő befektetés némi többlet kiadást igényelhet, de ez gyorsan megtérül a termelékenység növekedésével. Ugyanez vonatkozik az irodai szoftverekre és az üzlet profiljától függő speciális alkalmazásokra is.

Vállalati kultúra

A termelékenység akkor is javul, ha az alkalmazottakat megbecsülik, továbbképezik és ők maguk élvezik a munkájukat. Ha a hibáztatás kultúrája él és a vezető nem mutat rugalmasságot az alkalmazottak igényeivel szemben, vagy nem biztosít előnyöket és jó munkakörnyezetet, szinte elkerülhetetlenül alacsony termelékenységet fog tapasztalni. Ezért a mai vállalkozások – bármilyen formában és méretben – a vállalkozás kultúrájára is kell, hogy figyelmet fordítsanak. Az előrelátó munkáltatók rájönnek, hogy a jó juttatási csomagok és megfelelő munkakörülmények biztosítása boldogabb munkavállalókat eredményez, ez pedig szintén javítja a vállalkozás termelékenységét.

Ha vállalkozásod termelékenységének javításán gondolkozol, érdemes megfontolnod egyes feladatok kiszervezését egy virtuális asszisztensnek? Ez azonnal javulást okoz az idő és a feladatkezelésben és tehermentesíti az alkalmazottakat, hogy az alapvető feladataikra koncentrálhassanak. A megbízás során csak az elvégzett munkáért fizetsz- gyakran percenként számolva –és nem kell aggódnod a juttatások és szabadságok miatt sem. Olyan partnerséget építhetsz ki, amely hosszú távon előnyös lesz vállalkozásod számára.