virtuális asszisztens

A virtuális asszisztensek szerepe 2024-ben: Költségmegtakarítás, hatékonyság és bizalom

A virtuális asszisztensek (VA-k) szerepe 2024-ben egyre fontosabbá válik a modern vállalkozások és magánszemélyek számára. A digitális világban, ahol az idő és a hatékonyság kulcsfontosságú tényezők, a virtuális asszisztensek olyan eszközként működnek, amelyek nemcsak a mindennapi feladatokat könnyítik meg, hanem jelentős költségmegtakarítást is biztosítanak.

A virtuális asszisztensek széles spektrumú szolgáltatásokat kínálnak, kezdve az adminisztratív feladatoktól, mint az e-mailek kezelése, naptárak szervezése, ügyfélszolgálat, egészen a komplexebb feladatokig, mint a közösségi média menedzselése, adatbázisok karbantartása vagy piackutatás. Ezáltal vállalkozások és egyéni vállalkozók számára lehetőség nyílik arra, hogy magas szintű segítséget vegyenek igénybe anélkül, hogy állandó munkatársakat kellene alkalmazniuk.

A költségmegtakarítás szempontjából a virtuális asszisztensek több előnyt is kínálnak. Először is, mivel a VA-k távolról dolgoznak, a vállalkozások mentesülnek az irodai bérleti díjak, közművek és egyéb fenntartási költségek alól. Ráadásul mivel a virtuális asszisztensek gyakran szabadúszók vagy cégeken keresztül dolgoznak, nem szükséges teljes munkaidős alkalmazottakat foglalkoztatni, ami csökkenti a munkáltatói járulékok és egyéb járulékos költségek terhét. A VA-k általában óradíjas alapon dolgoznak, így a költségek rugalmasan alkalmazkodnak a munkamennyiséghez.

Továbbá a virtuális asszisztensek szakértelme és tapasztalata gyors és hatékony munkavégzést tesz lehetővé, ami időt és energiát takarít meg a vállalkozók számára. Így nemcsak pénzt spórolhatnak, hanem a cégük növekedésére és stratégiai céljaira is több figyelmet fordíthatnak.

Virtuális asszisztens munka közben

A bizalom és megbízhatóság kulcsfontosságú szempontok, amikor virtuális asszisztensekkel dolgozunk. Mivel a VA-k távolról végzik el feladataikat, elengedhetetlen, hogy a vállalkozások megbízható és felelősségteljes szakemberekkel dolgozzanak együtt. A virtuális asszisztensek általában hosszú távú, tartós munkakapcsolatokra törekednek, mivel a sikerük a munka minőségén és a megbízók elégedettségén múlik. Ennek érdekében sok VA folyamatosan fejleszti tudását és szakmai tapasztalatát, hogy a legjobb szolgáltatásokat nyújthassa.

A megbízhatóságot a virtuális asszisztensek számára a kommunikáció, a határidők betartása és a problémamegoldó készség biztosítja. Az ügyfelek számára fontos, hogy tisztában legyenek a VA munkájának minőségével, és hogy mindig elérhetők legyenek, amikor szükség van rájuk. A folyamatos visszajelzések és a bizalmi alapú kapcsolatok segítenek abban, hogy a virtuális asszisztensek hatékonyan támogassák a vállalkozások működését, és hosszú távon is sikeres együttműködés alakuljon ki.

Összességében a virtuális asszisztensek szerepe 2024-ben nemcsak az adminisztratív teendők gyors és pontos intézésében rejlik, hanem a vállalkozások számára a költségek optimalizálásában, hatékonyság növelésében és a megbízható munkakapcsolatok kialakításában is. A digitális világ folyamatosan fejlődik, és a VA-k egyre fontosabb eszközként szolgálnak a hatékonyság és a versenyképesség megőrzésében, miközben biztosítják a vállalkozások biztonságos és megbízható működését.

Virtuális vagy digitális asszisztens – van különbség?

Nagyon is! A digitális asszisztens” új kifejezés, amely egy szoftvert takar. Bizonyos szintig értelmezi a szóban kiadott parancsokat és képes azokra emberi beszédet szimulálva válaszolni is. Egyre több szolgáltató és gyártó épít be termékeibe kisebb-nagyobb tudású digitális asszisztenseket pl. Amazon – Alexa, Google – Google Asszisztens, Microsoft – Cortana, Apple – Siri. A mesterséges intelligencia (MI, angolul: AI) és a felhőalapú számítástechnika párhuzamos fejlődésének egyik nagy előnye, hogy a mindennapos felhasználói alkalmazásokon túl az üzleti életben is olyan lehetőségek nyíltak, amelyek hatékonyabb és jövedelmezőbb működést biztosítanak a kisebb vállalkozások és a nagyvállalatok számára egyaránt. A digitális üzleti asszisztensek az MI alapú adatelemző és ügyfélkapcsolati megoldások mellett olyan funkciókkal is rendelkeznek, amelyek nem kiváltani akarják az egyelőre automatizált rendszerekkel nem helyettesíthető emberi munkaköröket, hanem segítik a releváns szektorokban a minél gyorsabb ügyintézést.

A témáról szóló cikk folytatása a HVG felületén olvasható.

A virtuális asszisztens ezzel szemben egy valódi ember, aki saját vállalkozást üzemeltet és vállalja a kisebb-nagyobb adminisztratív és egyéb feladatok külsősként való elvégzését. Számos területen tud segíteni, megbízható időszakos vagy állandó jelleggel.

Természetesen mindkét megoldásnak ugyanaz a szerepe: a vállalat munkavállalóinak tehermentesítése, hogy azok alapfeladataikra koncentrálhassanak és hatékonyabban dolgozzanak. Az alkalmazás területe azonban teljesen eltérő, ezért a két elnevezés megtévesztő, félrevezető lehet.

Honnan tudhatod, hogy a vállalkozásod produktív-e?

Egy vállalkozás termelékenységének mérésére többféle módszer létezik. A cégek tulajdonosai gyakran egyetlen szempontot választanak – például bizonyos időn belül eladott termékek száma, vagy egy műszakban gyártott termékek, vagy az első megkereséstől a végső számláig eltelt időt veszik alapul. Az idő és a vállalkozás működésének vizsgálata gyakran megmutatja azokat a területeket, ahol javítás szükséges. Ez pedig növelheti a termelékenységet – több eladott vagy gyártott terméket, és az ügyfélszolgálatok gyorsabb átfutási idejét eredményezheti.

Az idő- vagy feladatkezelés gyakran része a mérési folyamatnak. Egyes feladatok könnyen hatékonyabbá tehetők például egy sablon űrlap létrehozásával – az egyesével kitöltött sablonok alkalmazása helyett – vagy a papírok digitális kezelésével, nyomtatás és irattározás mellőzésével. Az egyes részlegek munkája hatékonyabbá tehető a folyamatok egységesítésével; továbbá a feleslegesen megismételt feladatok egyszerűsítése ugyancsak rengeteg időt takaríthat meg. Az alábbiakban bemutatom azokat a feladatokat vagy megközelítéseket, amelyek megváltoztathatók, korszerűsíthetők vagy akár kiszervezhetők egy dedikált virtuális asszisztensnek a termelékenység növelése érdekében.

Rendszerek automatizálása

A kisvállalkozások gyakran papíron tartják adataikat, amik aztán átkerülnek táblázatokba. Úgy tűnhet, hogy ez hatékony, de amikor különböző emberek használják, érik el, frissítik és kezelik ezeket a táblázatokat, a folyamat nehézkessé válhat. A növekedés során a vállalkozások gyakran áttérnek az integrált ügyfélkapcsolat-kezelési (CRM) rendszerekre. Ez automatizálja az ügyfelekkel folytatott kommunikáció jelentős részét, valamint lehetővé teszi az értékesítési és adminisztrációs kollégák számára, hogy egyetlen rendszeren dolgozzanak, duplikáció nélkül. Ez az egyik kulcsfontosságú feladat, amit ki lehet szervezni egy virtuális asszisztensnek, mert könnyen kezelhető, és enyhíti a nyomást a saját alkalmazottakon, hogy azok jobban tudják teljesíteni központi feladataikat.

Új technológiák alkalmazása

Gyakran gátolja a termelékenységet a régi vagy rosszul teljesítő technológia. Ez rendkívül frusztráló lehet a cégvezetés és alkalmazottak számára is- mindenki tudja, mennyire idegesítő, ha ki- és be kell kapcsolni a berendezéseket azok működéséhez, informatikai tanácsadókat kell hívni a nyomtatók és a hálózati problémák megoldásához, vagy pl. nem lehet fénymásolni a legfontosabb dokumentumokat. A modern technológiába történő befektetés némi többlet kiadást igényelhet, de ez gyorsan megtérül a termelékenység növekedésével. Ugyanez vonatkozik az irodai szoftverekre és az üzlet profiljától függő speciális alkalmazásokra is.

Vállalati kultúra

A termelékenység akkor is javul, ha az alkalmazottakat megbecsülik, továbbképezik és ők maguk élvezik a munkájukat. Ha a hibáztatás kultúrája él és a vezető nem mutat rugalmasságot az alkalmazottak igényeivel szemben, vagy nem biztosít előnyöket és jó munkakörnyezetet, szinte elkerülhetetlenül alacsony termelékenységet fog tapasztalni. Ezért a mai vállalkozások – bármilyen formában és méretben – a vállalkozás kultúrájára is kell, hogy figyelmet fordítsanak. Az előrelátó munkáltatók rájönnek, hogy a jó juttatási csomagok és megfelelő munkakörülmények biztosítása boldogabb munkavállalókat eredményez, ez pedig szintén javítja a vállalkozás termelékenységét.

Ha vállalkozásod termelékenységének javításán gondolkozol, érdemes megfontolnod egyes feladatok kiszervezését egy virtuális asszisztensnek? Ez azonnal javulást okoz az idő és a feladatkezelésben és tehermentesíti az alkalmazottakat, hogy az alapvető feladataikra koncentrálhassanak. A megbízás során csak az elvégzett munkáért fizetsz- gyakran percenként számolva –és nem kell aggódnod a juttatások és szabadságok miatt sem. Olyan partnerséget építhetsz ki, amely hosszú távon előnyös lesz vállalkozásod számára.

Hogyan segíthetnek a virtuális asszisztensek a vállalkozások megmentésében?

Még a COVID-19 járvány előtt az üzleti vezetők szívesen fedeztek fel újszerű megoldásokat. Míg a stratégia és az erőforrások optimális kihasználása fenntarthatja az üzleti élet kezdeti szakaszát, a dolgok kezelése az üzlet növekedésével meglehetősen nagy kihívást jelent. A vállalkozásoknak mozgékonyaknak és rugalmasaknak kell lenniük. A virtuális asszisztensek segíthetnek a szervezet céljainak elérésében. Már elmúltak azok a napok, amikor az alkalmazottaknak teljes munkaidős irodai munkát kell nyújtaniuk. A távmunka egyre hozzáférhetőbbé válik és rendkívül hasznosnak bizonyul a kisvállalkozások és az induló vállalkozások számára, hogy fellendítsék az értékesítést és a növekedést.

Virtuális asszisztensek a munka és a magánélet egyensúlyáért

Íme néhány érv, hogy miért éri meg virtuális asszisztenssel dolgozni:

1. Delegálás: Gyakorlatilag lehetetlen és kimerítő a munka az üzleti életciklus-folyamat minden részletét egyedül követni. Nem csak a hatékonyságot és a termelékenységet gátolja, hanem túlzott időveszteséget okozhat és lelassíthat a munkádban. Egy virtuális asszisztens szerződtetése segíthet a hétköznapi és egyhangú feladatokat kiszervezni, miközben felszabadíthatod magadat, hogy olyan kritikus területekre összpontosíts, amelyek speciális tudást igényelnek. Ezeknek a feladatoknak a kiszervezésével a virtuális asszisztens lehetővé teszi a vállalat vezetőjének vagy csapatának, hogy több szabadidejük legyen, amit igény szerint használhatnak fel.

2. Méretezhetőség: Mint korábban említettük, a virtuális asszisztenseket nem kell állandóan alkalmazni. Ehelyett projektenként is szerződtethetőek, képességeik és speciális tudásuk alapján. Az ilyen együttműködések lehetővé teszik, hogy könnyedén megbirkózz a növekvő munkaigényekkel anélkül, hogy aggódnod kellene a toborzási folyamat megindítása miatt. Ez segít a hirtelen hatáskör növekedések kezelésében is. A kiszervezéssel könnyen lekövethető a munkamennyiség. A feladatok delegálásával képes leszel vállalkozásod növekedésére koncentrálni.

3. Online jelenlét: A virtuális asszisztensek általában nagy tapasztalattal rendelkeznek a közösségi média menedzsmentjében és a digitális marketing területén. A minőségi bejegyzések gyakoriságának növelésével a közösségi médiában megerősödik a márkád identitása.

4. Költségcsökkentés: Virtuális asszisztens szerződtetésekor a megbízóknak nem kell aggódniuk a működési kiadások, például az irodahelyiségek bérleti díjának, a közüzemi számlák, az irodai felszerelések és a készülékek kifizetésével. Ezen kívül egy virtuális asszisztensnek csak a ledolgozott időért fizetnek, így megszűnik a táppénz, az egészségügyi ellátások és a járulékok kérdése. Továbbá kell irodai felszerelést, például számítógépeket vagy telefonokat vásárolnod. Virtuális szakemberek bevonásával a képzési költségek is megtakaríthatók.

5. Egyéb előnyök: Sok virtuális asszisztens nagy szakértelemmel rendelkezik az üzleti eljárások terén, és segíthet azonosítani a vállalkozás működtetésének költséghatékony módjait. Segítségük hasznos lehet olyan feladatokban is, mint pl. piackutatás, találkozók szervezése, adatbevitel, e-mailek és megkeresések megválaszolása, honlap management és még sok minden más.

Alapvetően segítenek csökkenteni a terhelést azáltal, hogy több munkát végeznek kevesebb idő alatt. Röviden rendelkezésre állásukkal növelik a termelékenységet.

A vállalkozás vezetése néha időigényes és megterhelő lehet. Ha egy virtuális asszisztens megbízása megmenthet az ilyen fejfájástól és javíthatja a hatékonyságot a termelékenység mellett, miért késlekednél? A COVID-19 járvány nem fog hamar eltűnni, a szigorú korlátozások sem. Szóval, most lehet, hogy itt a legjobb alkalom, hogy felfedezd ezt a lehetőséget, és szerződtess egyet ma.

A virtuális asszisztens ahhoz is hozzájárul, hogy a munka és a magánélet egyensúlya is jobb legyen!

Az iroda nem vész el, csak átalakul

Olyan hírek kaptak szárnyra az elmúlt hónapokban, hogy az irodák ideje lejárt, és a munkavégzés helye áttevődik az otthon falai közé. A helyzet azonban ennél jóval árnyaltabb. Tény, hogy vírushelyzet következtében megremegtek a munkavégzéssel kapcsolatos paradigmák. Az viszont még várat magára, hogy az irodai munkavégzést teljesen felváltsák a digitális mobil office-ok. Ellenben az elkövetkező évek irodaépületei sem a kinézetüket, sem a funkciójukat tekintve nem lesznek azonosak a maiakkal.

„Az hogy egy vállalat mennyire tud rugalmas lenni a munkavégzés terén, fontos versenyelőny lesz a jövőben”

A koronavírus okozta változáslavinában a munkaadók, a munkavállalók és a kereskedelmi ingatlanpiaci fejlesztők olyan helyzetben találták magukat, amelyre korábban még nem volt példa. A legelső kategória képviselői számára a jelen helyzet komoly költségcsökkentő tényezővel bír, hiszen a plusz juttatáson túlnőtt otthoni munkavégzésnek köszönhetően lehetőség adódik a kisebb iroda bérlésére, ha egyáltalán szükség van rá. A munkavállalók népes közege egyelőre köszöni szépen, nem kér a COVID-19 előtti bejárós rendszerből. A legjobban azonban az irodaépítésre szakosodott üzleti érdek sérült, hiszen erősen úgy tűnik, a hagyományos hétfőtől péntekig, kilenctől-ötig irodai létnek leáldozott.

Rugalmas munkavégzés otthonról

A munkavégzés terén nyújtott rugalmasság most az aduász

„Az elmúlt hónapokban a vállalatok kipróbálhatták, hogy az otthoni munkavégzés számukra mennyire megfelelő, az újranyitás kapcsán pedig nagyon differenciálódott a piac. Egyesek szigorítottak, mások enyhítettek az erre vonatkozó előírásaikon. Vannak olyanok is, akik hosszú távra is eldöntötték, hogy nem nyitják újra, vagy egyenesen megszüntetik az irodájukat. A vírushelyzet következtében megremegtek a munkavégzéssel kapcsolatos paradigmák. Azt gondolom, hogy az irodák teljesen nem fognak eltűnni, de az, hogy egy vállalat mennyire tud rugalmas lenni a munkavégzés terén, fontos versenyelőny lesz a jövőben, és sokféle hibrid megoldás alakul majd ki”, osztotta meg véleményét Endrei-Kiss Judit, a Telenor Magyarország HR vezérigazgató-helyettese.

Ez a fajta piaci differenciálódás és sokszínűség jól érzékelhető az alternatív munkavégzést támogató megoldások piacán. Szabadtéri co-working irodák, közösségi irodák, irodaszék, irodaasztal-foglalási appok tömkelege látott napvilágot és vált egyre népszerűbbé.

Az újítások ezen sorába illeszkedik egy virtuális asszisztens alkalmazása is. Lehet, hogy céged leépítésekre kényszerült a járványhelyzet miatt és nincs szükség egy teljes állású alkalmazottra, aki segít az adminisztrációban, a back-office teendők bonyolításában. Vagy épp ellenkezőleg, olyan területen dolgozol, hogy a munkamennyiség megnőtt és szükséged van némi plusz munkaerőre, de esetleg még nem mersz hosszú távra tervezni. Ilyen helyzetekben megéri a virtuális asszisztencia igénybevétele, hiszen rugalmasan, csak a Te igényeidre szabottan ki tudod szervezni a feladatokat, addig és olyan mennyiségben – ahogy épp szükséges.

A teljes cikk itt olvasható.